「毎日やることが多くて追われている…」
「タスクがなかなか消化できない…」
こんな悩みを持っていませんか？
一つひとつのタスクは小さなものでも、複数のタスクが溜まると、何から手をつけていいかわからず、焦ってしまうこともあるでしょう。
そこで今回は、タスクを溜めないコツを紹介します。
【6ステップ】タスクを効率よく消化する方法
タスクを溜めないためには、タスク全体像を把握してからやるべきことを判断し、簡単なものから片付けていくことが大切です。
以下の手順を参考に、スピーディーにタスクを消化していきましょう。
- やるべきことの全体像を把握する
- 「やる」「やらない」を瞬時に判断する
- 簡単なタスクはその場で処理する
- 後で対応するタスクは一時保管フォルダへ移動する
- 一時保管フォルダのタスクを順番に処理する
- 寝る前に翌日のタスクを設定しておく
1. やるべきことの全体像を把握する
まずは、自分がどんなタスクをどれくらい待っているのか、全体像を把握していましょう。
タスクが多いときは、「連絡」「資料作成」といったカテゴリごとに細分化して、ノートや付箋などにメモ書きしてみるのがおすすめです。実際に書き出してみると、頭の中がすっきりと整理されます。
「やるべきことがどれだけあるのか」を確認できない状態は、人を一番焦らせるもの。だからこそ、まずは全体をしっかりと捉えることが大切です。
2.「やる」「やらない」を瞬時に判断する
次に、書き出したタスクの全体像を見て「やる」「やらない」を瞬時に判断していきましょう。
タスクの内容によっては、すべてを自分でやる必要はないかもしれません。「やらなくてもいいもの」や「自分以外の誰かができるタスク」は人にお願いするのも一つの方法です。
3.簡単なタスクはその場で処理する
「やる」と判断したタスクの中で、すぐにできるものはその場で処理していきましょう。
優先順位をつけることも大切ですが、そのために時間をかけるよりも、目の前のタスクを早めに片付けてしまうほうが早いこともあります。
実際に手をつけてみると、案外すぐに終わることも多いはずです。
細かいタスクが頭の中に残っていると、ストレスの原因にもなるので、できることからどんどん片付けていきましょう。
4. 後で対応するタスクは一時保管フォルダに移動する
すぐに取り組めないタスクは、後で順番に処理していけるように、一時保管フォルダなどに移動させておきましょう。
PCやスマホでのタスク管理はもちろん、付箋のメモを移動させる方法でも、自分に合ったやり方でOKです。
5. 一時保管フォルダのタスクを順番に処理する
一時保管フォルダに移動したタスクは、落ち着いたときや時間ができたときに、順番に処理していきましょう。
小さなタスクから始めて、その後で重要なタスクに取り組むと、効率的に作業が進められます。
6.寝る前に翌日のタスクを設定しておく
1日の終わりに、翌日のタスクを設定しておくのも重要です。
たとえば、翌日にやるべきことを付箋に書き出して、見えるところに貼り付けておくことで、翌日の作業がスムーズになります。
この習慣を持つことで、毎日のタスク管理がより効率的になるでしょう。
まとめ：タスクは書き出してスピーディに消化しよう！
オンライン秘書は細々とした仕事も多いので、スピーディーにタスクを消化していくことが求められます。
タスクを溜めがちな方は、今回紹介した内容を参考に、まずは書き出して全体像を把握して、すぐにできるものからどんどん処理していきましょう。
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