オンラインミーティングに同席する仕事

オンラインミーティングが普通になってきた今、需要が増えてきているのがオンラインミーティングに同席する仕事です。オンラインミーティングは意外とやることが多いので、一人では手が回らないこともあり、ミーティングに同席して議事録を作成してほしいという要望があるんです。

この記事では、スキルアップにもつながるオンラインミーティングに同席する仕事について紹介します。

オンラインミーティグですること

たとえば、クライアントとの初回打ち合わせの場合、以下のようなことを行いながらミーティングを進めています。

初回の打ち合わせは、クライアントの要望を把握し、その後の仕事を円滑に進めるためにとても重要です。

メインのヒアリング以外にもやることが多いので、メモ取りに集中してしまうと、ヒアリングがスムーズに行かないこともあります。

メモ取りや議事録の作成を誰かに任せることで、打ち合わせに集中できるので、誰かに同席してもらって議事録をとってほしいな、という需要が高まっているんです。

オンラインミーティングに同席する際のポイント

オンラインミーティングに同席する際には、どのようなことに気をつければいいのでしょうか。

以下のポイントを押さえてミーティングに臨みましょう。

事前準備をする

クライアントとの初回ヒアリングの打ち合わせであれば、できる限りクライアントのことを調べておくことが大切です。

WebサイトやSNSなどで、会社や事業内容、性格や好みなどを調べておくことで、よりよいコミュニケーションをとることにつながります。

また、通信環境やカメラやマイクといった機材の確認をして、画面共有や画面録画などもスムーズにできるようにしておきましょう。資料やメモの準備も忘れてはなりません。

ミーティングの流れを把握する

ミーティングの目的と議題を把握して、ミーティングの流れを把握しておきましょう。

ミーティング中のメモや議事録の作成がスムーズになりますし、ミーティングの内容を深く理解できるようになります。

議事録の書き方を身につける

議事録には、以下の内容を記録します。

ミーティング終了後、できるだけ早く議事録を作成するのがポイントです。ミーティングの内容や決定事項などに相違がないかを確認するためにも、クライアントと共有する必要があるからです。

あとから見返したときに分かりやすいように、明確に記載することが大切です。
分かりやすい議事録を作成できるのは、要点をまとめる力があるということです。どこでも重宝される力ですので、ぜひ、身につけておきましょう。

クライアントとの関係構築を図る

メモや議事録をとることに集中していると最初は難しいかもしれませんが、クライアントの表情や声色をよく見て、相手の意向を読み取るように心がけてみましょう。

ただメモをとる人と認識されないよう、コミュニケーションをとる意識を持っておくのも大切です。関係構築を図ることで、その後の業務の円滑化につながるからです。

まとめ：スキルアップにつながる、ミーティングに同席する仕事に挑戦しよう

オンラインミーティングに同席する仕事は、スキルアップにつながります。
議事録作成では、「要点をまとめる力」が鍛えられますし、打ち合わせに参加することで、どのように進行していくのか、アイスブレイクやヒアリングのコツなども学べます。また、クライアントと直接会話する機会が多いため、コミュニケーション能力も磨くことができます。

これらのスキルは、さまざまな仕事の場面で役立つものです。
初心者にはハードルが高いように思えますが、慣れればそれほど難しいものではありません。ぜひ、チャレンジしてみてはいかがでしょうか。

新しいことにチャレンジしたいと考えている人には、オンライン秘書コミュニティ「おうち秘書サロン」がおすすめです。サロン内でのイベントや勉強会で議事録を作成してみることもできますし、自ら企画を考えて実行することもできるので、学びのチャンスがたくさんあります。

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