- 仕事が増えてきてタスク管理が大変…
- タスク管理が煩雑になって、毎日バタバタしてしまう
こんな悩みを持っていませんか？
細かなタスクを複数こなす必要があるオンライン秘書だからこそ、タスク管理に悩む人は多いです。
そこで今回は、タスク管理のコツを紹介します。タスク管理に悩んでいる人は、ぜひ今回紹介する方法を試してみてください。
今すぐ試せる！タスク管理のコツ4つ
タスク管理の方法はさまざまで、人によって合う方法も異なります。ここでは、すぐに試せるタスク管理のコツを4つ紹介します。
- 予定とタスクを合わせて管理する
- 翌日のタスクを決めて寝る
- 付箋を活用する
- 人と約束をする
それぞれ試しながら、自分に合うタスク管理方法を見つけていきましょう。
予定とタスクを合わせて管理する
予定を入れるカレンダーアプリとタスク管理アプリ（ツール）を、それぞれ別々に管理する人は多いです。しかし、予定とタスクを合わせて管理することもおすすめです。
GoogleカレンダーやTimeTreeなどのカレンダーアプリに、予定だけを入れるのではなく、細かなタスクもまとめて入れる方法です。
予定とタスクを一つのアプリでまとめて管理することで、外出やMTGなどの予定がないところに、タスクの時間を設定できます。学校の時間割を組むような感覚で、1時間単位で登録すれば、細かなタスクをどんどん消化できるようになります。
タスクを設定する際は、以下の4つがポイントになります。
- 毎月行うルーティン業務は「繰り返し」設定で自動登録する
- タスクの締切日と実行日はそれぞれ別で登録する
- 実行日で登録したタスク名に【○日まで！】と期限を記載する
- 期限がないタスクも、仮の期限を決めてその日付で登録する
これまで予定とタスクを別々に管理していた方は、ぜひ一度試してみてください。
翌日のタスクを決めて寝る
毎朝仕事を始める前にその日のタスクを決めている人は、前日にタスクを決めてから寝ることを意識してみましょう。
タスクを決めずに寝てしまうと、仕事に取り掛かる前に「今日は何をするんだっけ…」となり、仕事の開始時間が遅れてしまいやすくなります。
1日の終わりに翌日のタスクを決めてから寝るようにすると、翌日スムーズに仕事に取り掛かれるようになります。
朝から効率よく仕事を進めるためにも、寝る前に翌日のタスクを決めることを始めてみましょう。
付箋を活用する
重要なタスクがあるときや、タスクがたくさん溜まってしまい混乱してしまうときは、付箋を使うことがおすすめです。
カレンダーアプリやタスク管理ツールだけで管理していると、画面を閉じた途端に視界から消えて、優先順位が下がってしまうことがあります。
しかし、付箋に書いて常に見える場所に貼っておくと、視覚的なわかりやすさと「やらなきゃ！」というプレッシャーによって、タスクが進むようになります。
また、タスクが多すぎてどこから手をつけたらいいかわからなくなっているときは「ノートに書く」という方法もあります。ノートに書くことも効果的ですが、付箋に書くと、優先度を考えながら並び替えられるので、タスクを整理しやすくなります。
デジタルだけでなく、ときには付箋というアナログな方法も取り入れて、効率よくタスクを消化していきましょう。
人と約束をする
「今日やろう！」と決めても、つい後回しにしてしまうタイプの人は、人と約束をする方法がおすすめです。自分で決めた約束事はすぐに破れてしまうけど、人と約束することで強制感が働いて、タスクを消化できるようになります。
たとえば、一緒に仕事をするチームメンバーがいるなら、毎日ミーティングすることも一つです。チャットだけでコミュニケーションを取るよりも、顔を合わせて話したり、画面を共有して一緒に確認したりすることで、タスクが一層捗るようになります。
これまで以上にタスクをどんどん進めていきたい人は、ぜひ人と約束する方法を試してみてください。
まとめ：タスク管理方法を見直して効率よく進めよう！
今回は、今すぐ試せるタスク管理のポイントとして、以下の4つを紹介しました。
- 予定とタスクを合わせて管理する
- 翌日のタスクを決めて寝る
- 付箋を活用する
- 人と約束をする
タスク管理の方法は人それぞれ。いろんな方法を試しながら、自分に合う管理方法を見つけて、タスクを効率よく進めていきましょう。
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