仕組み化の進め方｜未来の自分のために取り組もう

• いつも仕事に追われている
• 改善すれば時間が短縮できると思うけどなかなか着手できていない
• 品質が安定しない

このように悩んでいませんか？

オンライン秘書として仕事の効率を上げたい、品質を保ちたいと考えている方にとって、仕組み化はかかせません。
仕組み化することで業務効率化、属人性の防止、品質の安定、改善がしやすくなるなどのメリットがたくさんあります。

この記事では、未来の自分が楽になる仕組み化の進め方について紹介します。

仕組み化の進め方５ステップ

仕組み化するときは、以下の５ステップで進めましょう。

1. 目的を明確にする
2. 現状を把握する
3. 仕組み化する内容を決める
4. 仕組みを設計する
5. 仕組みを運用する

1.目的を明確にする

仕組み化するには、目的を明確にすることから始めてみましょう。目的が明確になっていないと、仕組み化がうまくいきません。

「何を」「どれくらい」「どうするのか」具体的な目標を立てるのがポイントです。

2.現状を把握する

現在どのような業務を行っているのか、どのような課題があるのかを把握することが大切です。
業務の流れや、ミスしやすいポイント、属人化や品質の低下などの課題を一つひとつ洗い出してみましょう。

3.仕組み化する内容を決める

1で設定した目的を達成するために、どのような内容を仕組み化するのか決めていきましょう。

業務の流れを整理して、2の課題から、どの部分を仕組み化すると効果的なのか検討して内容を決めていきます。

4.仕組みを設計する

仕組みの流れやルールを設計してみましょう。

誰でも理解しやすく、運用しやすい仕組みを設計することが大切です。

5.仕組みを運用する

設計した仕組みを実際に運用してみましょう。

運用しながら改善点を見つけて、適宜修正していきましょう。

仕組み化のポイント

ここでは、仕組み化を成功させるためのコツと注意点について紹介します。

仕組み化3つのコツ

仕組み化は、最初から思い切って大々的にするのではなく、小さく始めて徐々に改善していく意識を持つことが大切です。

具体的には以下3つのコツを押さえておくとよいでしょう。

シンプルに考える

複雑な仕組みは、運用がしづらくうまくいかない可能性があります。
シンプルに考えることで、誰でも理解しやすく、運用しやすくなります。

可視化する

マニュアルやフローチャートなどを作成し、仕組みを可視化することで、誰が見ても理解しやすくなります。

柔軟に考える

最初のアイデアにこだわらず、状況に合わせて変更できるよう、柔軟に考えていきましょう。

仕組み化の注意点

よくある注意点として、以下2つがあります。

• 仕組み化にこだわりすぎる
• 仕組みを放置する

仕組み化に一生懸命になるあまり、仕組み化することが目的になってしまい、あくまで目的を達成するための手段であることを忘れてしまうことがあります。

また、一度仕組みを作ってしまうと満足してしまい、改善しないでそのまま、ということがあります。運用しながら改善したり、見直しをしたりして、その仕組みが最善なのか常に検討することが大切です。

まとめ：コツを押さえて仕組み化に取り組もう

メリットがたくさんある業務の仕組み化。最初は試行錯誤あり大変ですが、コツを押さえればうまく行く可能性が高まります。

今回ご紹介した仕組み化するための進め方とポイントを参考に、ぜひ仕事における仕組み化に取り組んでみてください。

仕組み化には「チーム化する」のも一つの方法です。

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