・いつも時間に追われている
・もっと効率的に仕事を進めたい
このような悩みを持っていませんか？
オンライン秘書として業務やクライアントが増えてくると、やるべき事が増えて時間に追われるようになってしまいます。限られた時間で効率的に仕事を進めるようになるためにも、仕組み化することをおすすめします。
この記事では、オンライン秘書が仕組み化したほうがいいことを3つご紹介します。
オンライン秘書がするべき仕組み化3つ
オンライン秘書の業務は多岐にわたりますが、業務内容が違っても共通して仕組み化しておいたほうがいいことがあります。
具体的には、以下3つが挙げられます。
- メールのテンプレート＆マニュアル作成
- タスク管理の効率化
- データ入力の効率化
メールのテンプレート＆マニュアル作成
一口にメールといっても、たくさんのやりとりがあると思います。
- 新規顧客からの問い合わせ対応
- 商品やサービスなどのご案内
- 請求書の送付
- 業務連絡
全てのメールを1から作るのではなく、大枠のテンプレをそれぞれの内容で作っておけば、メール作成に頭を悩ませる時間、メールの内容や誤字脱字のチェックに割く時間が短縮できます。
また、よくある問い合わせに対する回答を用意しておいたり、手順やマニュアルを用意したりすると、そこに頭を悩ませる時間が減るので、最初は手間がかかりますが、後に自分が楽になります。
ゆりえもん副業で講師を始めたとき、最初はメールテンプレートを作ったり、質問に答えたり一つひとつに労力を使っていましたが、それらがたまってくると、それらを流用して運用と集客ができるようになりました。
タスク管理の効率化
日々のタスク管理も地味に時間がかかるものです。
タスク管理ツールなどを使って、業務の進捗状況を可視化してみましょう。優先順位をつけてタスク管理することで、業務効率化につながります。
具体的には、
- ToDoリストの作成
- プロジェクト管理ツールを使う
- スケジュール管理ツールを使う
他にもタスク管理のコツがありますので、こちらの記事も参考にしてみてください。
データ入力の効率化
データ入力を依頼されることも多いオンライン秘書は、時間の節約、ミス削減などの観点からもデータ入力にかかる作業を見直してみましょう。
自動入力機能を使う
よく使うデータの一部やフレーズを自動で入力するためのツールや機能を活用してみましょう。
ブラウザやテキストエディタなどには、オートコンプリート（過去の入力履歴を参照して先頭の文字から予測して表示すること）やテキスト置換機能（特定のテキストパターンや単語を別のテキストに置換する）があります。
入力の手間と入力ミスを減らすのに便利です。
ショートカットを覚える
地味ですが、便利で役に立つのがショートカット。
いちいちメニューから、画面上で操作しなくてもキーボード操作だけでいろいろなことができるようになります。
慣れると一瞬でできるようになるので、ショートカットキー一覧などで検索してプリントアウトし、PC前に貼り付けておくことをおすすめします。
テンキーを使用する
数字入力にはやっぱりテンキーが早いです。
数字を入力する機会が多い方は、テンキーを使用してみましょう。
お手持ちのキーボードにテンキーがない場合は、外付けのテンキーもありますので、ぜひ取り入れてみてください。
条件付き書式を使う
条件付き書式は、ExcelやGoogleスプレッドシートで、ある「条件」を満たすときだけ書式を変更できる機能のことです。
たとえば、
- 完了した行はグレーにする
- 数字が500以上のセルは赤にする
- 表の新しい行にデータを追加すると罫線を引く
など、さまざまなことができます。
視認性も上がり時短にもつながるので、ぜひ覚えて活用してみてください。
まとめ：時短とミスの軽減につながる仕組み化に挑戦してみよう
仕組み化に取り組むには時間もかかるし、簡単なことではありませんが、ミスが減ったり、時間が短縮できたり、メリットがたくさんあります。
ゆりえもん仕組み化することで、リアルイベントを開催したり、新しいコンテンツづくりに時間をつかえるようになりました。
ぜひ、未来の自分のためにも仕組み化に挑戦してみてください。
仕組み化や業務効率化を考えている方には、オンラインコミュニティ「おうち秘書サロン」がおすすめです。質問部屋では、仕組み化や業務効率化以外のことも質問できて、先輩オンライン秘書からアドバイスや回答をもらえます。
気になる方はぜひ以下のリンクを覗いてみてください。
