オンライン秘書のように、人のサポートをする仕事をしている方、これからしようと思っている方、具体的にどういうことに気をつけて、どんなふうに動いたらいいのか、悩まれることはありませんか？
サポート職は、「いかに相手の時間を節約できるか」が大切で、腕の見せ所です。
この記事では、サポート職で重宝がられるようになるために意識しておきたいこと3つを紹介します。
サポート職が意識すべき3つのこと
「いかにサポートする相手の時間を節約できるか」の観点から、意識するべきことを3つ紹介します。
- 相手の言葉をしっかり受け取る
- 相手の思考パターンを理解する
- 相手が言いたいことを代弁する
一つずつ見ていきましょう。
相手の言葉をしっかり受け取る
まず、相手の言葉をしっかり受け取ることが重要です。
経営者は忙しい方が多いので、一つひとつ細かい説明はしないこともあります。
それでも、そこから相手の意図を正確に理解することが求められます。
細かい説明がなくても、相手の意図や要求を把握できるようになるには、日頃からよく相手のことを観察しておく必要があります。
発言の裏に隠された意図や要求がある場合もあります。その辺りも汲んだサポートができると、重宝される存在になれるでしょう。
前後の文脈や行動、表情などからヒントを得られることもあります。
隠れた情報を受け取るためにも、相手の言葉にしっかりと耳を傾けましょう。
相手の考え方の好みを理解する
次に、相手の考え方の好みを理解することが重要です。
考え方の好みを把握し、それに合わせたサポートをすることで相手の満足度を高められます。
- 具体的で論理的な思考を好むクライアントには、短く要点をまとめた情報提供
- 感情的な思考を好むクライアントには、共感を示しながらの的確なアドバイスの提供
このように、考え方の好みに合わせたサポートは、クライアントのストレスを軽減し、時間を節約する助けとなります。
相手の考え方の好み、また思考パターンはぜひ理解しておくことをおすすめします。
相手が言いたいことを代弁する
最後に、相手が言いたいことを代弁することが重要です。
クライアントの話が脱線したときには、本題に戻す役割を果たすことや、要点を確認しながらまとめることが必要です。
まだ考えがまとまっていない相手には、
- 適切な質問を投げかけて、相手の思考の整理を手助けする
- 要約や仮説を提示する
- ブレインストーミングやアイデアを出す
このように、相手の思考の整理の手伝いをするのがいいでしょう。
（ 画像制作：みやこさん )
まとめ：求めていることを理解して行動に移そう
オンライン秘書のようなサポート職において、相手の時間を節約するためには、
- 相手の言葉をしっかり受け取る
- 相手の考え方の好みを理解する
- 相手が言いたいことを代弁する
これらを意識しながら行動することで、クライアントからの信頼を獲得し、より効果的なサポートができるようになります。相手が求めていることを理解して行動に移し、重宝がられる存在になりましょう。
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