- 即レスは大事と聞くけどなんで大事なの？
- どんなときでも即レスしないといけないの？
こんなことを考えることはありませんか？
オンライン秘書に関わらず、仕事をするなかで「即レス（レスポンスを早く）しよう」という話を聞いたことがある方は多いでしょう。
即レスは確かに大事ではありますが、24時間365日いつでも即レスしなければならないとは限りません。相手目線に立って、即レスするタイミングや返信内容を考えることも大切です。
この記事では、クライアントワークにおける「即レスのコツ」を紹介します。
クライアントワークにおける即レスのコツ3つ
即レスは大事ではありますが、クレイアントワークにおいて、ただ早く返信すればいいわけではありません。相手目線に立ったコミュニケーションや、重要度・緊急度を考えて対応することも重要です。
ここでは、クライアントワークにおける即レスのコツを3つ紹介します。
- なぜ即レスが大切なのかを考える
- まずは「確認します」と返事をする
- 重要度・緊急度の高い場面ですぐ動く
なぜ即レスが大切なのかを考える
「即レスが大事」といわれるのはなぜなのでしょうか。その理由がわからずに、ただ即レスするだけでは、少しずれたやり方になってしまっているかもしれません。
即レスが大切な理由は、「相手に安心してもらうため」や「お互いが気持ちよく仕事をするため」です。
自分が仕事を依頼する立場に立ったときに、スキルが同じくらいで「返事が早い人」と「返事が遅い人」の2人がいた場合、どちらにお願いしたいか考えてみましょう。
多くの人が、返事が早い人に仕事を依頼したいと考えます。
連絡をしても、なかなか返事が来ない人と仕事をするのは、不安になったり、ストレスが溜まったりしてしまうものです。
お互いが気持ちよく仕事をするためにも、できるだけ早めの返信を心掛けましょう。
まずは「確認します」と返事をする
即レスが大事だからといって、質問や依頼に対して、早く結論を出さなければならない訳ではありません。「即レスしなきゃ！」と焦ってしまい、あまり考えずに返信をしてしまうと、思わぬトラブルに繋がることも考えられます。
すぐに結論が出せない内容に対しては、焦って結論を出そうとするのではなく、まずは「本日中に確認します！」などと返事をしましょう。
すぐに結論を出せない内容だからといって、返信を後回しにしてしまうと、相手は「メッセージに気づいていないのか？」と不安になってしまうかもしれません。
すぐに「確認します」と返信することで、相手に安心して待ってもらうことができるでしょう。
重要度・緊急度の高い場面ですぐ動く
クライアントにもよりますが、24時間365日いつでも即レスしなければならないとは限りません。もちろん、いつでもすぐに返信できれば信頼度は高まりますが、最も大切なのは重要度や緊急度の高い場面ですぐに動くことです。
連絡の内容によって、すぐに対応が必要なものもあれば、急ぎではなく、翌日以降の対応で問題ないケースもあるでしょう。
重要度や緊急度を考えて、「ここは早く動いたほうがいい」という場面で対応することが大切です。
24時間365日いつでも即レスするのではなく、ポイントを押さえて必要なタイミングで即レスすることで、相手からの信頼度は上がります。
初心者こそ即レスが大切
オンライン秘書の仕事を始めたばかりの初心者は、仕事に慣れていないからこそ、返信が遅くなってしまいがちです。しかし、初心者だからこそ即レスがおすすめです。
スキルや実績に自信がない人でも、即レスを頑張ることで、圧倒的なスピードでクライアントからの信頼を得ることができます。重要度や緊急度がわからないのであれば、まずはすぐに返信することを意識して、徐々に臨機応変な対応ができるようになるとよいでしょう。
初心者のときこそ、相手からの連絡に対してできるだけ早めに返信することを心掛けましょう。
まとめ：即レスを意識して信頼関係を構築しよう！
即レスは義務ではなく「相手を喜ばせたい」「相手の役に立ちたい」という気持ちを持って仕事をすると、自然にできるようになるものです。
必要なタイミングで即レスすることで、クライアントからの信頼を得ることができるでしょう。
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