- クライアントとのコミュニケーションがうまくいかない
- チャットの返信が遅いけど何か問題あったかな？
こんな悩みを持っていませんか？
オンライン秘書のコミュニケーションのポイントは「相手目線」を持つことです。相手の立場や気持ちを考えることが大切です。
コミュニケーションがうまくいかない場合、何らかの理由で相手に負担をかけてしまっているのかもしれません。
この記事では、相手目線のコミュニケーションで気をつけることについて解説します。今回の内容を参考に、相手を迷わせたり、考えさせたり、不安にさせたりしていないかを考えてみましょう。
相手目線のコミュニケーションで気をつけること3つ
「相手目線」のコミュニケーションでは、以下の3つに気をつけることが大切です。
- 相手を迷わせない
- 相手に考えさせない
- 相手を不安にさせない
これらが自然にできる人は、「コミュニケーションコストが低くて仕事ができる人」と評価されやすくなります。
ここでは、相手を迷わせず、考えさせず、不安にさせないコミュニケーションとして、具体的にどうすればいいかを解説します。
1. 相手を迷わせない
「相手を迷わせない」というのは、一緒に仕事をするチームメンバーとのコミュニケーションにおいて重視したいポイントです。
相手を迷わせないためには、情報や具体的な希望をはっきり分かりやすく伝えることが大切です。わかりにくい説明や曖昧な伝え方は、相手を混乱させたり、迷わせたりして、結果的に相手に負担をかけてしまいます。
相手を迷わせないことを意識してコミュニケーションをとることで、相手もスムーズに行動を起こしやすくなります。また、指示や要望が明確であれば、相手はそれに応じやすく、ミスや誤解を防ぐことができるでしょう。
2. 相手に考えさせない
「相手に考えさせない」とは、「相手に無駄な手間をかけさせない」ということです。情報を分かりやすく伝えて、そして具体的に指示することで、スムーズなコミュニケーションが実現します。
たとえば、「来週のミーティングの件ですが」と伝えたいときに、相手が頻繁にミーティングを行う人であれば、「来週のA案件に関するミーティングの件ですが」と伝えれば、何のミーティングのことかが明確になります。
このように、相手にとって必要な情報を過不足なく伝えることで、相手が不必要に考える手間がなくなり、コミュニケーションコストも軽減されるでしょう。
3. 相手を不安にさせない
3つ目は「相手を不安にさせない」です。
心配したり、不安になったりする余地がないコミュニケーションは、相手との信頼関係を築くきっかけになります。
オンラインの仕事では、相手の顔が見えない中でコミュニケーションを取ることが多く、顔が見えないからこそ、些細なことでも不安にさせてしまう可能性は高いです。
しかし、顔が見えなくても、テキストで誠実な態度を示したり、丁寧な言葉遣いを意識することで、相手に安心感を持ってもらえます。
「相手を不安にさせない」ことを意識したうえで、丁寧なコミュニケーションを心掛けましょう。
まとめ：立ち止まって「相手目線になっているか？」を考えよう
今回は、相手目線のコミュニケーションで気をつけることとして、以下の3つを紹介しました。
コミュニケーションを取る際には、一度立ち止まって「相手を迷わせていないか？」「考えさせていないか？」「不安にさせていないか？」を考えてみましょう。
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