オンライン秘書の代表的な業務の一つに「バックオフィス業務」があります。会社の管理部門に当たる業務で、主に経営者や起業家、営業職の方など、第一線で活躍する方々をオンライン上でサポートする仕事です。
クライアントが本来の業務に集中できるよう、さまざまな事務作業や管理業務を効率的にこなすことが求められるバックオフィス業務。では、オンライン秘書は具体的にどのようなことをしているのでしょうか。
この記事では、オンライン秘書としてのバックオフィス業務の具体的な仕事内容や魅力、大切なポイントなどについて幅広く解説していきます。
ゆりえもん私のバックオフィス業務の体験談も紹介しますので、興味のある方はぜひ参考にしてみてください。
バックオフィス業務の需要
リモートワークが普及したことにより、バックオフィス業務を外注化する方が増えたことで、オンライン秘書の需要が高まっています。
その理由は、主に以下2つです。
- 細かい事務作業から解放され、商品やサービスの開発、売上づくりなど自分のコア業務に集中したい
- 得意な人に事務作業を任せて、業務効率化を図りたい
クライアントは自分の強みを生かせる、本来の仕事に集中できる環境を求めており、オンライン秘書はそれを実現するためのサポートをしています。
このようなニーズは、今後も増加すると予想されるので、オンライン秘書によるバックオフィス業務の需要は高まり続けるでしょう。
オンライン秘書のバックオフィス業務内容
オンライン秘書が担当するバックオフィス業務は多岐にわたります。
主な業務を見てみましょう。
業務内容の例
- 書類作成
- 顧客対応
- タスク管理
- データ入力
- アポイント管理
- 経理
- スケジュール管理
- プレゼン資料作成
- リサーチ業務
- 受発注業務
- 会食手配
- 出張手配
- 採用活動
- 備品発注
- 健康診断の予約
- 贈答品手配
- ディレクション
これらの業務は、クライアントの業種や規模によって異なりますが、基本的にはパソコンさえあればできる仕事が多いのが特徴です。
特に需要の高い業務TOP３
オンライン秘書のバックオフィス業務の中でも、特に需要が高い業務を見ていきましょう。
1.顧客対応
電話やメール、チャットを使って日々のお問い合わせ対応を行います。
クライアントの代わりに丁寧な対応を心がけることで、顧客満足度の向上にも貢献できます。
2.スケジュール管理・タスク管理
忙しいクライアントの代わりにカレンダーやタスクツールへの登録、リマインドを行います。
複数の予定を効率よく管理し、重要な約束を忘れずにリマインドすることで、クライアントの仕事がスムーズに進むようにサポートします。
3.プレゼン資料作成
会議やセミナー向けの資料を作成します。ここでは情報を整理する力やデザインセンスが必要になってきます。
クライアントの伝えたいことを的確に表現し、見やすくわかりやすい資料を作ることが求められます。
これらの業務は、クライアントにとって、とても重要でありながら時間がかかるものばかりです。だからこそ、本来の仕事に集中できるようサポートするオンライン秘書の需要が高まっています。
ゆりえもん私は、会社員時代に休日アルバイトで知り合った起業家さんのイベントにお手伝いで参加したことがあります。
その際、自主的にスタッフマニュアルや参加者リストをWordとExcelで作成してスタッフ仲間に配布しました。
この行動が評価され、別の事業でのデータ入力の仕事に声をかけてもらいました。これが私のオンライン秘書としての初めての仕事になりました。
バックオフィス業務の魅力
バックオフィス業務には、以下のような魅力があります。
人から感謝される
クライアントの業務効率化に貢献することで、直接感謝の言葉をもらえる機会が多くあります。
幅広い知識とスキルが身につく
様々な業務を担当することで、多岐にわたる知識やスキルを習得できます。
コツコツ進められる
多くの業務が地道にコツコツと進めるタイプのものなので、自分のペースで取り組めます。
特別なスキルがなくてもスタート可能
基本的なパソコンスキルがあれば、始められる仕事が多いです。
バックオフィスの業務経験を通じて仕事への自信を持つことができ、自己肯定感の向上にもつながります。
バックオフィス業務に向いている人の特徴
以下のような特徴がある方は、オンライン秘書としてのバックオフィス業務に向いているといえるでしょう。
- 会社で事務経験がある人
- コツコツと細かい作業をするのが得意な人
- 裏方で人のサポートをするのが好きな人
ただし、これらの特徴に当てはまらなくても、学習意欲と向上心があれば十分にチャレンジできる業務です。
押さえておきたい業務ツール
オンライン秘書として働く上で、以下のようなオンラインツールの使用が求められることが多いです。
【Microsoft Office系】
Word、Excel、PowerPoint
【Google系】
スプレッドシート、ドキュメント、ドライブ、カレンダー
【コミュニケーションツール】
Discord、LINE、Slack、Chatwork、Zoom、Facebookメッセンジャー
これらのツールは、クライアントによって使用するものが異なるので、基本的にはクライアントの要望に合わせて使用することになります。
初めて使うツールでも使っていくうちに慣れていきますし、わからないことはインターネットで検索すると使い方がわかります。大切なのは、さまざまなツールに柔軟に対応する姿勢を持つことです。
オンライン秘書としてのバックオフィス業務の価値
従来の会社員としての事務職と、オンライン秘書としてのバックオフィス業務を比較してみましょう。
会社員としての事務職
- 「事務員」として地味に見られがち
- 会社内で褒められることが少ない
- 転職サイトでも給与水準が高くない傾向にある
オンライン秘書としてのバックオフィス業務
- 当たり前にやっていたことが専門性として評価される
- クライアントから感謝される機会が多い
- 自分次第で高い報酬を目指すことができる
このように、同じようなスキルを使っていても、オンライン秘書としてバックオフィス業務に携わることで、より高く評価され、やりがいを感じられる可能性が高まります。
バックオフィス業務を行う上でのポイント
バックオフィス業務を行う上で重要なのは、積極的にサポートする姿勢と円滑なオンラインコミュニケーションです。
積極的なサポート姿勢
積極的に取るべき行動
◎自分から先回り
クライアントのニーズを読み取り、先回りして行動する
◎ 方向性の確認
重要な決定は独断で行わず、方向性の確認はしっかり行う
避けるべき行動
△ 受け身の姿勢
サポート役（裏方）だからといって、受け身の姿勢になりすぎない
△ 細かい指示待ち
忙しいクライアントは細かい指示を出す時間さえないことを理解する
つまり、「受け身の姿勢」や「細かい指示待ち」ではなく、「自分から先回り」して行動し、適宜「方向性の確認」を行うことが大切です。これにより、クライアントの信頼を得て、より価値の高いサポートを提供することができます。
ゆりえもんオンライン秘書として仕事を始めてからは、先回り行動の重要性を実感しました。
多忙な起業家さんの代わりに関係者とチャットでのやり取りを行う中で、起業家さんの日頃の言動やSNSの発信から思考を予測し、先回りして行動したところ、「細かい指示をしなくても意図を汲み取ってくれるので助かる！」と喜ばれました。
この例からも、自主性や先回り行動の重要性、そしてクライアントの意図を理解する力が、いかに重要かがわかります。
円滑なオンラインコミュニケーション
- クライアントのSNSでの発信をチェックし、思考や行動パターンを把握する
- 遠慮せず、こまめに連絡を取る
- 自分で調べ、仮説を立ててから質問する
- 適度に雑談を交えるなど、関係性構築を意識する
これらのポイントを意識することで、オンライン上でもクライアントとの良好な関係を築き、効率的に業務を進めることができます。
まとめ：当たり前にやってきたことが仕事になる！
オンライン秘書のバックオフィス業務は、これまで会社で当たり前にやってきたことが仕事として評価される、やりがいのある仕事です。さまざまなオンラインツールを使いこなし、受け身ではなく先回りして行動する姿勢を持つことで、クライアントにとってなくてはならない存在になることができるでしょう。
基本的なパソコンスキルがあれば始められて、仕事を通じて成長できるので、これからオンライン秘書を目指す方や初心者の方は、まずはバックオフィス業務から始めてみてはいかがでしょうか。
ゆりえもんバックオフィスの仕事をしている先輩オンライン秘書のインタビュー記事もあるので、ぜひご覧ください！
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