クライアントやチーム内での仕事において、コミュニケーションは必須です。しかし、質問の仕方など、コミュニケーションの取り方によっては、相手に負担をかけてしまっているかもしれません。
そこで今回は、仕事でのコミュニケーション例を3パターンに分けて紹介します。
今回の内容を参考に、相手目線に立ち、プラスアルファの提案ができるコミュニケーションを目指していきましょう。
仕事でのコミュニケーション3パターン
仕事でのコミュニケーション方法を「改善が必要」「あと一歩」「Good！」の3パターンで紹介します。
| 改善が必要 | これってどうしたらいいですか？ |
| いつまでに終わらせればいいですか？ | |
| あと一歩！ | この件はこういうことで合っていますか？ |
| 来週のミーティングの件ですが | |
| Good！ | これはこうするのがよさそうなのでこうします！問題あれば言ってください！ |
| この案件の目標に合わせてスケジュールを組み立てました！ |
改善が必要なコミュニケーション
以下2つの例は、改善が必要なコミュニケーションです。改善案も紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
- これってどうしたらいいですか？
- いつまでに終わらせればいいですか？
これってどうしたらいいですか？
仕事をする中でわからないことがあったときに「これってどうしたらいいですか？」と質問することは、誰しも一度は経験があるでしょう。
しかし、この質問をすると、相手は「どうしたらいいか」を1から10まで説明しなければなりません。コミュニケーションとしては一方的で、相手に負担をかけている可能性があります。
まずは自分で「どうしたらいいか」を考えて「こう考えたのですが合っていますでしょうか？」のように伝えてみましょう。
いつまでに終わらせればいいですか？
クライアントやチームメンバーに何かをお願いされた際に、締め切りを確認することは大切です。しかし、この質問だけでは「逆にいつまでにできますか？」と質問を返されてしまう可能性があります。
依頼を受ける際に相手が締切について触れていなかった場合、自分の持っているタスクや優先順位で考えて「最短で◯日まででできますが、問題ないでしょうか？」のように伝えてみましょう。
あと一歩！なコミュニケーション
以下2つのコミュニケーション例は、間違いではないですが、さらに改善することが可能です。
- この件はこういうことであっていますか？
- 来週のミーティングの件ですが
この件はこういうことであっていますか？
「これってどうしたらいいですか？」というような一方的な質問ではなく、自分で考えたうえで「こういうことであっていますか？」と質問している例です。
間違いではないですが、何度もこのような質問をしてしまうと自信がないように見えてしまう可能性があるので注意が必要です。
「こういう理由でこのように考えました」のように、自分がなぜそう考えたかを伝えたうえで、相手の考えと一致しているかを確認してみましょう。
来週のミーティングの件ですが
質問ではありませんが、仕事におけるコミュニケーションの中で頻出する言葉の例です。
こちらも間違いではないですが、クライアントによっては案件を複数持っていることもあるため「来週のミーティング」がどの案件のミーティングを指すのか不明な場合があります。
クライアントにもよりますが、「来週の火曜日に実施される案件Aのミーティングの件ですが」と丁寧に伝えたほうがよいケースもあるので、覚えておきましょう。
Good！なコミュニケーション
ここで紹介するコミュニケーション例は、本来質問したい内容をそのまま伝えるのではなく、まずは自分で考え、プラスアルファの提案を加えた内容です。
- これはこうするのがよさそうなのでこうします！問題あれば言ってください！
- この案件の目標に合わせてスケジュールを組み立てました！
このような提案ができるオンライン秘書は重宝される傾向にあるので、ぜひ参考にしてみてください。
これはこうするのがよさそうなのでこうします！問題あれば言ってください！
自分の意見や計画を明確に伝え、同時にフィードバックを受け入れる姿勢を示すアプローチの例です。最初から質問したり、指示を待ったりするのではなく、自分で考え、主体的に行動することが大切です。
この案件の目標に合わせてスケジュールを組み立てました！
具体的なスケジュールが決まっていない案件の場合、その案件で達成すべき目標に合わせたスケジュールを作成するのもおすすめです。
自ら率先してスケジュールを作成して積極的に提案することで、目標に貢献しようとする姿勢が伝わります。
まとめ：プラスアルファの提案を加えた質問を心がけよう
丁寧に質問すればいいわけではなく、そこにプラスアルファの提案があると、よりよいコミュニケーションになります。
（ 画像制作：みやこさん )
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