- タスクが多すぎてどこから手をつけたらいいかわからない
- 優先順位を考えることに時間がかかってしまう
こんな悩みはありませんか？
仕事をするうえで「優先順位を決めること」は大切です。しかし、優先順位を決めすぎることで効率が悪くなることもあります。
特に、オンライン秘書は複数のタスクを同時進行で進めることも多いので、優先順位にとらわれず、臨機応変に対応することが必要です。
そこで今回は、優先順位を決めすぎず、効率よくタスクを進める方法を紹介します。
優先順位を決めすぎない仕事術
効率よく仕事を進めるために「まずは優先順位つけよう！」と思う方は多いでしょう。確かに、複数のタスクを進めるうえで、まずは優先順位を決めて、一つひとつ完了させていく方法はあります。
しかし、優先順位を意識しすぎると、逆に効率が悪くなってしまうことがあります。
ここでは、効率よく仕事をするために必要な「優先順位を決めすぎない仕事術」を紹介します。
- 目の前にあるタスクを終わらせる
- すぐ終わるタスクは早めに片付ける
- 優先順位の高いタスクは目立たせる
目の前にあるタスクを終わらせる
優先順位を決めること自体に時間がかかってしまう方は少なくありません。特に、オンライン秘書初心者は、複数のタスクがあるときに、どこから手をつけようか考えることに時間がかかってしまうことがあります。
どこから手を付けようか迷う場合は、まずは目の前にあるタスクを片付けていきましょう。
優先順位を決めることに時間がかかってしまうと、自分では仕事をしたつもりでも、実際は何も進んでいない、といったことになりかねません。
優先順位にとらわれず、手を動かすことを重視して、タスクを消化していきましょう。
すぐ終わるタスクは早めに片付ける
「優先順位が高く、時間のかかる仕事」に着手して、終わるまで次のタスクに手をつけない状態でいると、タスクがどんどん後回しになってしまいます。
ときには「優先順位」という発想を捨てて、例外を取り入れることも大切です。
タスクのなかには、手をつけてみれば案外すぐ終わるものも多いです。このようなタスクは、優先順位を決めたあとに突然入ってくることもあるでしょう。
すぐに終わるタスクは、優先順位を考えずに手をつけて、すぐに終わらせてしまったほうが早い可能性があります。
すぐ終わるものには早めに着手して、どんどんタスクを消化させましょう。
優先順位が高いタスクを目立たせる
「今日までに対応する」「○日までに対応必須」など、あらかじめ期限や優先順位が決まっているものは、視覚的にわかりやすくしておくことがおすすめです。
たとえば、付箋に書いてパソコンに貼ったり、カレンダーアプリに予定と一緒に入れたりしておく方法などがあります。
重要なタスクを目立たせることで、程よいプレッシャーを感じながらタスクを消化できるようになります。
すぐ終わるような小さなタスクが途中で入ってきたとしても、目に見える位置にタスクがあれば、仕事の切り替えがしやすくなるでしょう。
タスク管理のコツについては、こちらの記事でも詳しく紹介しています。
まとめ：優先順位を決めすぎず、効率よくタスクを進めよう
優先順位を考えることに時間をかけていると、その間はタスクに手をつけていない状態になります。優先順位決めに時間をかけることで仕事をした気になってしまう場合は、注意が必要です。
優先順位を決めることに時間がかかるときや、タスクが膨大で途方に暮れてしまうときは、優先順位を考えるのではなく「目の前にあるタスク」や「すぐに終わるタスク」から終わらせてみましょう。
タスク管理や仕事の仕方は人それぞれなので、いろいろな方法を試して、自分に合う効率よく進められる方法を見つけることが大切です。
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