今回の記事は、『おうちではたらくおしごと図鑑』のクラウドファンディングにご支援いただき「紹介記事」のリターンを選ばれた方の特別インタビューです。ご自身の事業に対する思いやこれまでの経験、挫折を乗り越えられた方法などをお聞きしています。
ともえさん／オンライン秘書・事務代行「ガーデニア」代表
中小企業の経営者のために、伴走型タスク管理を中心にバックオフィスの扇の要をつくるフリーランス秘書＆Chief of Staff（CoS）。BPO企業管理職としての顧客対応、メンバーのマネジメント経験をもとに、各企業のニーズに応じたオーダーメイドプランを提供。ディレクターとして関わった企業の事務局代行業務では、採用から実施まで一気通貫に手がけ、コストを従来の最大20%に抑える。年間休日世界一で利益を上げるドイツ企業で学んだ組織と時間の管理術を日本人向けにアレンジし、最小の動きで最大の成果を上げるサポートを提案します。
多彩なスキルでサポート
ーー現在の仕事について教えてください。
私は現在、「オンライン秘書」として、5社のさまざまな起業経営者・法人をリモートでサポートする仕事をしています。具体的には「中間管理職」のような立場でサポートしている企業が多いです。
秘書の仕事以外にも、翻訳・通訳の仕事をしています。
今までも、「管理系の仕事」「秘書の仕事」「語学系の仕事」の3つを軸に、その時々の状況に合わせて、組み合わせながら働いてきました。
その中でも、周囲から求められることが多かったのが「秘書の仕事」でした。
対応力で勝負
ーーともえさんが秘書として評価されたのは、ご自身ではどういった点だと思われますか？
評価されてきたのは「いざというときの対応力」です。トラブルが発生したときや、臨機応変に対応しなければならない場面で、持ち前の力を発揮できるようです。交渉事も任されることが多かったのですが、そういった側面を見てのことかもしれません。
決して強引に主張するわけではないのですが、抜け目なく的確に指摘する部分も評価されていたように思います。
ほんわかとした雰囲気で周囲を和ませるような、秘書の方に憧れはありますが、それは自分のタイプではないと感じています。
分析を重ねて選んだオンライン秘書の道
ーーオンライン秘書はどういった経緯で始めたのでしょうか？
いくつかのきっかけが重なって、オンライン秘書の仕事を選びました。
まず、自己分析した結果、「私はスペシャリストよりもゼネラリストとしてのほうが、自分の能力を発揮できるのではないか？」と思ったこと。
（※ゼネラリストとは、幅広い分野の仕事を経験し、豊富な知識やスキルを持っている人材のこと）
もう一つは、AI技術の進化です。特に翻訳業界では、AI翻訳の精度が飛躍的に向上しています。
もちろん、翻訳の仕事がすぐに無くなるわけではありませんが、この先の何年後かを見据えたときに、翻訳の仕事だけでは将来が不安だと感じるようになりました。
そしてちょうどその頃、コロナ禍の影響でオンライン秘書を導入する企業が増加しており、業界全体が盛り上がりを見せていました。
こうしてさまざまな状況を客観的に分析した結果、2023年6月からオンライン秘書の仕事をスタートさせました。
距離感を掴むまでの大変さ
ーー仕事で大変さを感じたのはどんな部分だったのでしょうか？
仕事で大変な部分は2つあって、一つは顔が見えないからこその距離感の掴み方です。
たとえば、クライアントが出張で1週間不在になったときなど、「今、何をしているのだろう？」「何か困っていることはないだろうか？」と気になってしまいます。
「どこまで踏み込んで、積極的にコミュニケーションを取ればいいのか」、その塩梅が難しかったです。
もう一つ苦労したのは、「私と組んで互いに最大のWIN-WINを生み出せるクライアントは、どんなタイプなのか？」という点を見極めることでした。
オンライン秘書の仕事は、対象となるマーケットが広すぎるため、自分の専門性や得意分野を明確にする必要があります。
ーーどうやって距離感を掴んでいったのでしょうか？
まず、コミュニケーション不足を解消するために、以下の3つの工夫をしました。
①週に一度、15分から30分程度のオンラインミーティングを必ず設定する
②オンラインでのやり取りが中心であっても、「実際に会う」ことを大切にする
③複数のコミュニケーション手段を用意し（チャットツール、LINE、電話、Zoomなど）
状況に応じて最適な手段を選択できるようにしておく
特に急ぎの要件がある場合は、遠慮せずに電話で連絡するようにしています。
慎重さを活かし、正確に対応する
ーー仕事する上でのこだわりを教えてください。
私がクライアントワークをする上で大切にしているのは、相手をよく観察し、現状を早めに正確に把握することです。
というのも、微妙なニュアンスの違いを放っておくと大きなコミュニケーションミスにつながる可能性があるからです。それを避けるために、私はまるで探偵のように観察して仕事に取り組んでいます（笑）
たとえば、クライアントとの打ち合わせを通して関係者全員分の情報をヒアリングし、組織図を作成することを徹底しています。そしてその組織図をなるべく早い段階でクライアントに確認してもらうことで、「認識のズレ」をなくすことができるんです。
ーーその他にも、こだわりはありますか？
オンライン秘書として活動していく中で、おかげさまでお問い合わせをいただく機会も増え、中にはお断りしなければならないケースも出てきました。
そこで、事前にミスマッチを防ぐために、いくつか工夫をしています。
まず、ホームページで「対応が難しい業務」を明記するようにしました。そして、どんなに依頼者が前のめりでも、すぐに契約はしないようにしています。
準備不足のままスタートしてしまうと、結局お互いにとってよくない結果になってしまうことがあるので、契約前に必ず1時間、事前のヒアリングを行うようにしています。
ーーともえさんのお話をお伺いすると、とても冷静で慎重な印象を受けました。なぜここまで注意深く仕事ができるのでしょうか？
以前、法律事務所に勤務していた頃、訴訟関係のトラブルを目の当たりにしたことが多かったためかもしれませんね。
契約書の内容が曖昧だったり、確認不足が原因でトラブルに発展したりするケースを数多く見てきました。30代の頃は、工場で使われる高圧電流を扱うような危険な現場で働く方々の安全管理の仕事にも携わっていました。こうした経験を通して、どんな仕事においても慎重さがとても大切だと思っています。
クライアントの事業の前進が原動力
ーーどんなときにやりがいを感じますか？
仕事のやりがいは、なんといっても「クライアントの事業が前進していると感じられる瞬間」にあります。
もちろん日々の「ありがとう」という言葉もうれしいのですが、私が関わったことによってプロジェクトが成功したり、売上などの数字が改善したりしたときのほうが、より大きな喜びを感じるんです。
逆にクライアントの事業がうまくいっていないときは、私自身も悲しい気持ちになり、「もっと私にできることはないだろうか」と真剣に考えてしまいますね。
語学とチーム力で可能性を広げる
ーー今後の展望について教えてください。
最近では、海外向けのセミナーを開催する方のサポートを始めたんです。
もともと翻訳・通訳の仕事もしていたのですが、そのつながりで、日本の東洋医学の施術家の方を海外に紹介する仕事に関わることになりました。
単純に「A先生の通訳です」という形よりも、先生方の事業全体をサポートするような、語学をツールとして活かせる仕事のほうが、自分に合っていると感じています。
ありがたいことに、最近では問い合わせも増え、いくつか案件も新たに進行中です。
また、事務局代行の仕事も比重が大きくなってきました。オンライン事務局のサポートを必要としている企業も多いようで、そういったニーズにも応えていきたいと考えています。チームを組んでまとめていくことは比較的得意なので、そういった方向にも事業を拡大していきたいですね。
個人に紐づく秘書業務だけでなく、組織的なサポートにも力を入れていきたいと考えています。
オンライン秘書を始めるあなたへ
ーー最後に、オンライン秘書を目指そうとしている方へアドバイスをお願いします。
オンライン秘書は、その名の通り「秘書」ですが、働き方や得意分野は十人十色。
あなたにとって居心地がよく・能力を発揮できる「スイートスポット」を早めに見つけるといいですよ。
「オンライン秘書として、具体的に何をしたらいいかわからない…」 と悩んでいる方もいるかもしれません。そんなときは、おうち秘書サロン※の運営スタッフに挑戦してみるのもおすすめです。
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おうち秘書サロンのオーナー、ゆりえもんさんの発信やおうち秘書サロンには、オンライン秘書に必要なマインドや知識がギュッと詰まっています。実際に私も「オンライン秘書スターターパック (OSP) ※」を購入し、基礎から学ぶことで、自分の得意・不得意を把握することができました。
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最後に…大切なのは、「私は私、あなたはあなたでいい」ということです。私とは違っていいし、あなたには「あなただから仕事をお願いしたい！」という理由が必ずあるはずです。
ぜひ、あなただけの個性を活かして自分らしく輝いてください！
貴重なお話を聞かせていただき、ありがとうございました。
ともえさん
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