- テキストコミュニケーションでお堅い表現を使ってしまう
- クライアントとのやりとりに距離感がある
こんな悩みを持っていませんか？
同じクライアントと長く仕事をしているけど、なかなか距離感が縮まらないのは、テキストコミュニケーションが堅い印象になっているからかもしれません。
そこで今回は、クライアントとのやりとりで距離を感じてしまう人に向けて、距離を縮めるテキストコミュニケーションのコツを紹介します。
クライアントとの距離を縮めるテキストコミュニケーション
クライアントとのやりとりで距離を感じる場合、テキストコミュニケーションが堅い印象になっている可能性があります。
今よりもクライアントとの距離を縮めるためには、以下の2点を意識してみましょう。
- 相手のタイプに合わせる
- 難しい言葉は使わない
それぞれ詳しく解説します。
相手のタイプに合わせる
コミュニケーションの取り方はクライアントによって異なります。お堅いやりとりを好む人もいれば、対面で話すときのような少しフランクなやりとりを好む人もいます。
クライアントとのコミュニケーションに温度差を感じる場合は、「相手がどんなやりとりを好む人か」を考えて、コミュニケーションの取り方を変えてみましょう。
たとえば、対面で会話するようなやりとりを好む人は、ビジネスメールのようなお決まりの挨拶は不要で、要件だけを端的に伝えてほしいと考えていることが多いです。その場合は、「いつもお世話になっております」「お疲れさまです」から始まるのではなく「対応します！」「⚪️⚪️にあります！」など、相手が求める返事をしてみましょう。
このように相手のタイプに合わせたコミュニケーションを心掛けることで、クライアントとの距離感が縮まりやすくなります。
相手の合わせたコミュニケーションのコツについて、こちらの記事でも詳しく紹介しています。
難しい言葉は使わない
テキストコミュニケーションでは難しい言葉や専門用語、改まった言葉は使わないほうが、親しみやすさを感じてもらいやすくなります。
もし、メールやチャットなどで難しい言葉を使っているなら、できるだけわかりやすい表現に変えてみましょう。難しい言葉をわかりやすく書くことは、親しみやすさを与えられるだけでなく、伝えたい内容を相手にスムーズに理解してもらうことができます。
また、漢字が多かったり、一文が長く文字が詰まっている文章も、「難しい」「読みにくい」と感じられやすいので、注意が必要です。難しい言葉を使わないことに加えて、相手がストレスなく読めるように、漢字やひらがな、改行のバランスも意識してみましょう。
まとめ：相手に合わせた心地よいやりとりを追及しよう
たとえテキストであっても、相手のタイプに合わせることや、難しい言葉を使わないことなど、少しの工夫や気遣いによって、クライアントとの距離を縮めることは可能です。
相手に合わせた心地よいやりとりを追及し、関係性を築いていきましょう。
テキストコミュニケーションを学びたい人には、オンラインコミュニティ「おうち秘書サロン」がおすすめです。オンライン秘書の先輩のコミュニケーションを間近で見て、活動を通して積極的にコミュニケーションを取ることで、さまざまな気づきと学びを得られます。
気になる方はぜひ以下のリンクを覗いてみてください。
