「これってどうすればいいですか？」
このような質問をしていませんか？
仕事に取り組む姿勢は、質問の仕方に現れます。
受け身なのか、主体的に仕事をしようとしているのか、分かってしまいます。
自分で調べる努力や考えることをせずに、全て相手に解決してもらおうという姿勢では、ただの受け身な作業者と思われてしまいます。
この記事では、主体的な姿勢で仕事に取り組み、信頼されるオンライン秘書になるための質問の仕方のポイントを紹介します。
主体的な質問の仕方の3つのポイント
まず理解しておかなければならないのは、どんな質問でも、質問を投げかけた相手には少なからず負担を強いているということです。
相手の立場に立って、相手の負担をなるべく減らすような質問をすることを意識してみましょう。
「質問」を「確認」という意識に変えてみると、聞く内容が変わってきます。
具体的には
- 調べればわかることを聞かない
- 過去のやりとりから推測し仮説を立てる
- 答えやすい聞き方をする
一つずつ見ていきましょう。
調べればわかることを聞かない
主体的に仕事に取り組むための第一歩は、自分で調べることです。
「これってどうすればいいですか？」
この質問は、受け身な質問の代表的な例です。
つい、こう聞いてしまう方もいるのではないでしょうか。
質問する前に、少し調べてみたら解決することも多いものです。
まずは自分で調べてみる。それでもわからない場合は、どうすればいいのかと漠然と聞くのではなく、具体的な質問をして指示を仰ぎましょう。
過去のやりとりから推測し仮説を立てる
忙しいクライアントや上司などから、詳細を聞けずに指示がくる場合もあると思います。
その場合は、「どういうことですか？」と質問攻めにする前に、過去に同じようなことがなかったか振り返ったり、過去のやりとりを思い出して推測してみたりすることが大切です。
そしてそこから、自分なりの仮説を立ててみましょう。
仮説を立てることで、具体的な質問にもつながりますし、依頼者との理解のすり合わせにもなります。
答えやすい聞き方をする
相手のことを考えると、よりスムーズに回答できる質問の仕方が必要です。
- YESかNOで答えられる
- 具体的かつ明確な質問
- 誤解させない言い回し
- 簡潔な文章
よくありがちなのが、失礼のないようにと思うあまり、文章が丁寧で長くなる、というもの。
忙しい方は、ダラダラと長い文章を全部読むのも負担に感じます。
失礼がないようにする配慮は大切ですが、答えやすい質問をする方がよっぽど相手のことを考えているといえます。
ビジネスでは結論ファーストとよく言われますが、質問においても心がけましょう。
まとめ：相手の立場になって答えやすい質問をしよう
質問の仕方一つで、仕事への取り組み方がわかります。
相手に全部委ねる指示待ちの姿勢ではなく、以下のポイントを押さえて主体的に仕事をしてみましょう。
- 自分で調べる
- 過去のやりとりから推測し仮説を立てる
- 答えやすい的確な質問をする
このような質問ができると、仕事を効率的に進められるようになるでしょう。
質問ではなく、確認の意識を持つ事も大切です。
主体的に動ける方と思われると、クライアントから信頼されるようになります。
質問の仕方を意識して、仕事をどんどん依頼されるオンライン秘書を目指しましょう。
（ 画像制作：みやこさん )
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