仕組みを作ることの大切さ｜得られるメリットを紹介

• 月末月初は事務作業に追われている
• 時間がなくて新しいことにチャレンジできない

こんな悩みを持っていませんか？

オンライン秘書として働く中で、クライアントや外注メンバーが増えてくると「時間がない」「やりたいことができない」という問題が出てきます。

そんなときは、仕組みを作ることを始めてみましょう。「仕組み作り」は簡単ではありませんが、未来の自分への投資として必要不可欠なものになります。

今回は、仕組みを作ることの大切さを具体例を交えてお伝えします。

仕組みを作ることで得られるメリット

仕組みを作ることそのものは大変な作業ですが、以下のようなメリットを得られます。

• 事務作業にかかる時間が減る
• 自分がやるべきことに時間を使える

それぞれ詳しく見ていきましょう。

事務作業にかかる時間が減る

関わっているクライアントやチームメンバーが多くなると、一つひとつの事務作業にもかなり時間がかかってしまいます。

特に、請求書の作成は時間のかかる作業なので、月末月初にバタバタする人も多いでしょう。だからこそ、仕組みと流れをしっかり作っておくことが大切です。

請求書関連の作業を例として、仕組みを作る前と、仕組みを作った後の変化を見てみましょう。

このように仕組みを作ることで、これまで請求書関連の作業にかけていた時間を、大幅に短縮できるようになります。

なかには、定型文で送ったり、他の人にお願いしたりすることに、抵抗を感じる人もいるでしょう。一人ひとりと丁寧にやりとりすることも大切ですが、そのままでは関わる人が増えるたびに膨大な時間がかかってしまいます。

丁寧なメッセージでやりとりしたい気持ちをグッと抑えて仕組みと流れを作ることで、事務作業に要する時間は格段と減ってきます。

自分がやるべきことに時間を使える

仕組みを作らず関わる人や作業量が増え続けたら、毎月1か月の半分以上、事務作業する事態にもなりかねません。そうすると、自分が本来やるべきことや、やりたいことに時間をかけられなくなってきます。

「仕組みを作る」ということは最初はもちろん大変ですが、一度作ってしまえば後の自分がとても楽になります。

目の前の事務作業を丁寧に心を込めてやることも大切です。でも、自分が本当にやりたいことに時間を割けられなくなってしまっては、成長のチャンスを逃してしまうかもしれません。

業務を回すことに必死になり「時間がない」と感じている人は、スムーズに業務を回せる仕組みを作ることを始めてみましょう。

そうすることで、未来の自分がとても楽になり、自分が本来やるべきことに時間を使えるようになります。新たな目標や、やりたいことにもチャレンジしやすくなるでしょう。

まとめ：仕組みを作ることは未来への投資になる

仕組みを作るのは簡単なことではないので、うまくいかないこともあるでしょう。それでも、「未来の自分への投資」だと思って頑張ることに損はありません。

仕組みを作ることで、自分が手をかける時間が減ってきます。次のステージに向かってどんどん新しい挑戦ができるように、今からコツコツ仕組み作りをしていきましょう。

また、仕組みを作ることのひとつとして「仕事をチーム化する」こともおすすめです。

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