- テキストだけのやりとりでは不安
- テキストコミュニケーションを上達したい
こんな悩みを持っていませんか？
オンライン秘書には、メールやチャットといったテキストを使ったコミュニケーションが欠かせません。そこで今回は、「相手目線」を意識した、テキストコミュニケーションのコツをお伝えします。
テキストコミュニケーションのポイント
相手目線を意識したテイストコミュニケーションは、以下3つのポイントがあります。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
レスポンスを早くする
メールやチャットなどのテキストを使ってお仕事をするうえで、レスポンスの早さはとても大切です。連絡をして時間が経っても反応がないと、不安になってしまいますよね。
すぐに返信できない場合は、スタンプを押すだけでもいいので、早めに反応してみましょう。返事に時間がかかりそうな時は、「確認し、今日中に返信します」のようにお伝えすると、相手の安心に繋がります◎
リアクションを意識する
テキストでやり取りをする際は、平坦な印象にならないように、顔文字や絵文字、記号を適度に入れるのがおすすめです。
オンラインでは、相手の顔が見えません。テキストの雰囲気によっては、冷たい印象を与えてしまうこともあるでしょう。
相手のテキストが「柔らかい」「優しい」「明るい」といった印象の場合はなおさらです。顔が見えないからこそ、気持ちの伝わる表現を使いこなせるといいですね。
簡潔に伝える
文章で何かを一から説明したり、丁寧な文章を心がけたりすると、長文になってしまうことがあります。
相手のことを考えて、細かく丁寧な文章を送ることも大切ですが、長く、見づらい文章は、相手の時間を奪ってしまうこともあるのです。
そこで、長文になりそうなときは、要点をまとめて伝えましょう◎箇条書きにすることや、結論を先に伝えるだけでも、相手に内容が伝わりやすくなります。
まとめ：相手を思いやるコミュニケーションを心掛けよう
テキストコミュニケーションでは「相手がどう思うか」を考えることが大切です。
- 返信が遅いことで相手を不安にさせないように、早めに反応する。
- 冷たい印象を与えないように、絵文字などを取り入れる。
- 長い文章で相手の時間を奪わないように、箇条書きにするなどの工夫をする。
相手目線を持っていれば、相手にとってはもちろん、自分にとっても、心地よいコミュニケーションが取れるようになるでしょう。
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