- テキストはできるだけ詳細に書いて送らないといけない
- コミュニケーションコストをかけてはいけない
- 仕事以外の連絡はしないほうがいい
こんな考えを持っていませんか？
実は、この考え方は間違いです。オンライン秘書のなかには、相手に気を遣いすぎるあまりに、間違ったコミュニケーションをしていることがあります。
今回は、「テキストコミュニケーションのよくある勘違い」について解説します。
テキストコミュニケーションのよくある勘違い3選
オンライン秘書にありがちなテキストコミュニケーションの勘違いとして、以下の3つがあります。
- テキストはできるだけ細かく丁寧に
- 質問や連絡は最低限にするべき
- 仕事以外の連絡をしてはいけない
それぞれ詳しく見ていきましょう。
テキストはできるだけ細かく丁寧に
経営者の方との話の中で「オンライン秘書はテキストが長い人」という話がよく出ます。
優しくて丁寧なオンライン秘書だからこそ、たくさんの気遣いが詰め込まれて、ついテキストが長くなってしまう人は多いようです。
でも、長いテキストを読む人の気持ちになってみると、どうでしょう。読んでいて疲れてしまったり、流し読みしてされているかもしれません。
大事なのは、テキストの長さや丁寧さではなく「相手に伝わるかどうか」です。
気を遣ったつもりで丁寧に送ったテキストも、大事なポイントが伝わらなかったら、意味がないですよね…。
箇条書きを活用するなどして、伝えたい要点を絞ってシンプルに伝えたほうが、相手に伝わりやすくなります。
質問や連絡は最低限にするべき
「相手の時間を奪ってはいけない」「コミュニケーションコストをかけてはいけない」と考えるあまり、質問や連絡を最低限にする人は少なくありません。
しかし、コミュニケーションコストを気にして過度に連絡を減らすことで、思わぬ失敗を招くことも考えられます。
たとえば、新しいプロジェクトが始まったときに、方向性や進捗の確認などを、必要なタイミングで確認をせずに進めた場合。相手の考える方向性とすれ違いが生じて、全てがやり直しになってしまう可能性があります。
そうすると、結果的に相手に迷惑をかけてしまうことになりますよね。
オンライン秘書は、「スマートにやりとりを完結しよう」とコミュニケーションコストを削りがちですが、最低限の報告・連絡・相談は必要です。
「相手のことを想像できているか？」「方向性は間違っていないか？」を考えながら、進めてみましょう。
仕事以外の連絡をしてはいけない
クライアントやチームメンバーに対して「仕事に関する連絡以外はしないほうがいい」と考える人もいるでしょう。でも「もっとコミュニケーションを取りたい」と思っている人は意外と多いです。
相手との関係性や距離感にもよりますが、相手の状況を理解したうえで寄り添って声かけをすることで、喜んでもらえるケースがあります。
たとえば、「誕生日おめでとうございます！」や「台風、大丈夫でしたか？」のような、気遣いの言葉をもらうと、温かい気持ちになりますよね。
相手に寄り添ったコミュニケーションを心掛けていると、自然とこういった言葉が出てきます。
そのためだけにわざわざメッセージする関係性じゃないから…と躊躇するのであれば、仕事の連絡の中に一言添えてみるのもひとつです。
まとめ：相手目線のコミュニケーションを心掛けよう
今回は、テキストコミュニケーションのよくある勘違いを3つ紹介しました。
・テキストはできるだけ細かく丁寧に→テキストは要点を絞ってシンプルに伝える
・質問や連絡は最低限にするべき→方向性や進捗を必要なタイミングで確認する
・仕事以外の連絡はしてはいけない→ときには相手を気遣う言葉をかけることも大切
相手に気を遣うためにやっていたコミュニケーションが、実は間違っていることもあるのです。一度立ち止まって「本当に相手のためになっているか？」「相手に寄り添えているか？」を考えてみてください。
テキストコミュニケーションを磨くには、いろんな人とやりとりしたり、ほかの人のやりとりを見たりすることがおすすめです。同じチームでテキストコミュニケーションが上手だと思う人がいれば、真似してみるのもいいでしょう。
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